Come organizzare un team produttivo in azienda?

Solitamente le aziende di servizi si ritrovano a calare la metodologia di lavoro su team di progetto. Il cliente viene guidato nella prima fase mediante il reparto commerciale e successivamento seguito da un account o product owner nel processo di progettazione e sviluppo, che si relaziona con un team tecnico, tra cui programmatori e varie figure specializzate.

I project team sono squadre istituite al kick off di progetto e restano unite per tutta la sua durata, si incontrano con cadenze precise e riescono a comunicare valore al cliente. Il team è coinvolto totalmente nell’analisi e nello sviluppoo delle funzionalità del progetto.

Il team viene sciolto gradualmente e mantiene però la fase di produzione ed assistenza/manutenzione. Così le figure che si liberano hanno modo di entrare in altri gruppi di lavoro.

Stable team

Negli ultimi anni si osserva un’organizzazione “Stable team” o “Long term team”. In questo caso il gruppo dura nel tempo, oltre la vita di un singolo progetto.

Questo richiede competenze multidisciplinari per garantire la versatilità e autonomia nelle varie commesse. I componenti del team lavorano full-time al progetto e al sorgere di nuovi lavori, questi verranno presi in carico dal team libero più qualificato.

Le fasi del gruppo

L’evoluzione del team passa da alcuni passaggi.

• FORMING: in questa fase si sviluppa tra i membri il senso di appartenenza, passando per la fiducia, la codivisione dei valori e della mission aziendale.
• STORMING: il conflitto si manifesta quando i membri del gruppo tendono a imporsi sugli altri. Qui è importante il coach, in quant ha il compito di risolvere le questioni e ritrovare l’equilibrio tra esigenza lavorativa e l’individualità dei singoli.
• NORMING: una volta superati i conflitti il senso di appartenenza al team si rafforza. Ogni membro si sente parte del team.
• PERFORMING: risolti i problemi relazionali e definite le regole inizia il lavoro del leader che lascia spazio al team perché operi in autonomia. La fiducia è fondamentale per ottenere risultati di qualità.
• ADJOURNING: l’ultima fase dell’aggiornamento dove le mansioni sono ultimate,. Il leader coglierà l’occasione per intraprendere nuovi progetti e dare inizio quindi ad una nuova fase di forming.

Come si identifica un team di successo?

Non sono solo le skill, l’intelligenza, la sinergia a rendere vincente un team. La percezione di sicurezza è invece un misuratore certo.

Quando le persone si sentono sicure di se, forti, riescono a lavorare insieme con costanza al fine di raggiungere un obiettivo comune. In ambienti sicuri le persone condividono idee serenamente, senza timori e il dialogo è una necessaria e naturale conseguenza.

Per costruire la fiducia ci vuole impegno e un grande spirito di collaborazione dell’intero team.

Perché optare per gli stable team?

Le aziende credono sia troppo complesso questo approccio al lavoro: troppi progetti, poche risorse e figure senior non sufficienti.

A conti fatti vi sono alcuni vantaggi non indifferenti nei team stabili:
• affrontare più progetti mantenendo lo stesso referente così da mantenere il focus e l’efficienza durante ogni fase
• ad ogni nuovo progetto non si deve dedicare il tempo nella formazione di nuovi team
• ogni informazione circola in modo più immediato fra i componenti di un team rodato
• un team a lungo termine è costruito con criteri di funzionalità, mentre i team di progetto sono costituiti dal personale libero e non necessariamente specifico per una determinata mansione
• quando un team trascorre molto tempo insieme cresce molto di più e può raggiungere risultati elevati
• il lavoro del team è misurabile nel tempo di conseguenza si hanno statistiche più coerenti e precise

Ovviamente ci sono anche dei contro. Ad esempio a lungo andare alcuni membri del team potrebbero accusare monotonia nel relazionarsi sempre con le stesse persone. Per questo ci vorrebbe un po’ di attenzione nel portare elementi nuovi di distrazione per sconfiggere la noia.

Inoltre un gruppo ben rodato tenderà a ragionare secondo schemi simili e quindi produrre idee poco varie.

Quindi, quale direzione prendere?

Sicuramente la situazione stagnante è prevedibile. Il team leader ha il compito di individuare i campanelli d’allarme e intervenire per assecondare le esigenze dei singoli. A volte è necessario lavorare con la formazione interna, il dialogo, le singole esigenze, oppure inserire persone o toglierne per modificare il vecchio equilibrio di gruppo.

Ecco perchè in queste organizzazioni è fondamentale il ruolo di leadership. Nelle aziende numerose inoltre si introduce la figura HR per entrare nel merito del lavoro quotidiano, al fine di percepire il clima interno tra cui malcontenti e difficoltà. L’azienda infatti ha il compito di creare le condizioni necessarie per favorire lo sviluppo personale dei singoli.